Spisu treści:
- Definicja - Co oznacza elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS)?
- Techopedia wyjaśnia elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS)
Definicja - Co oznacza elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS)?
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to system oprogramowania do organizowania i przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Ten typ systemu jest bardziej szczególnym rodzajem systemu zarządzania dokumentami, bardziej ogólnym rodzajem systemu przechowywania, który pomaga użytkownikom organizować i przechowywać dokumenty papierowe lub cyfrowe. EDMS odnosi się bardziej konkretnie do oprogramowania, które obsługuje dokumenty cyfrowe, a nie dokumenty papierowe, chociaż w niektórych przypadkach systemy te mogą również obsługiwać skanowane cyfrowo wersje oryginalnych dokumentów papierowych.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami umożliwia centralne przechowywanie dużej liczby dokumentów cyfrowych. Wiele z tych systemów zawiera również funkcje efektywnego wyszukiwania dokumentów.
Techopedia wyjaśnia elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS)
Niektórzy eksperci podkreślają, że elektroniczny system zarządzania dokumentami ma wiele wspólnego z systemem zarządzania treścią (CMS). Jedną z głównych różnic jest to, że większość systemów CMS wymaga obsługi różnych treści internetowych z centralnej witryny, podczas gdy system zarządzania dokumentami jest często używany przede wszystkim do archiwizacji.
W celu zapewnienia dobrej klasyfikacji dokumentów cyfrowych wiele elektronicznych systemów zarządzania dokumentami opiera się na szczegółowym procesie przechowywania dokumentów, w tym niektórych elementach zwanych metadanymi. Metadane wokół dokumentu zapewnią łatwy dostęp do kluczowych informacji, które pomogą osobom szukającym archiwów znaleźć to, czego potrzebują, chronologicznie, tematycznie, słowami kluczowymi lub innymi strategiami asocjacyjnymi. W wielu przypadkach konkretna dokumentacja oryginalnych protokołów przechowywania jest główną częścią tego, co sprawia, że elektroniczny system zarządzania dokumentami jest tak cenny dla firmy lub organizacji.
