Spisu treści:
- Definicja - Co oznacza przechowywanie wiadomości e-mail?
- Techopedia wyjaśnia przechowywanie wiadomości e-mail
Definicja - Co oznacza przechowywanie wiadomości e-mail?
Przechowywanie wiadomości e-mail to przechowywanie rekordów wiadomości błyskawicznych i wiadomości e-mail w organizacji na podstawie zasad danej organizacji. Zasady przechowywania wiadomości e-mail są zgodne z polityką przemysłową, rządową lub biznesową. Przechowywanie wiadomości e-mail i związane z nimi zasady są wymagane w organizacji ze względów prawnych, przepisów i zarządzania wiedzą.
Techopedia wyjaśnia przechowywanie wiadomości e-mail
Przechowywanie wiadomości e-mail różni się od archiwizacji wiadomości e-mail. Podczas gdy archiwizacja umożliwia użytkownikom biznesowym przechowywanie wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych na czas nieokreślony, przechowywanie wiadomości e-mail określa czas przechowywania wiadomości e-mail lub rekordu wiadomości błyskawicznej przed jego automatycznym usunięciem. Dłuższe przechowywanie wiadomości e-mail zwiększa ryzyko związane z uzyskaniem dostępu nieautoryzowanego użytkownika do tajemnic organizacyjnych lub poufnych materiałów. Krótsze przechowywanie wiadomości e-mail pomogłoby w usunięciu tych problemów i jest łatwiejsze i tańsze w realizacji. Byłoby to jednak kosztem dla kadry kierowniczej i długoterminowych pracowników, którzy mogą potrzebować starych wiadomości e-mail i zapisów wiadomości do zapamiętania lub oceny wcześniejszych decyzji organizacyjnych lub wydziałowych. Dlatego ważne jest, aby polityka przechowywania wiadomości e-mail była jednolita i spójna dla organizacji i zapewniała najlepszy czas przechowywania. Najlepszą praktyką jest ustalanie zasad przechowywania wiadomości e-mail i kryteriów usuwania w oparciu o kategorię treści wiadomości e-mail, a także elastyczność w dostosowywaniu wstrzymań sporów w sposób terminowy i opłacalny.
Zasady przechowywania wiadomości e-mail pomagają organizacji na wiele sposobów. Po pierwsze, zapewnia przestrzeganie wszystkich przepisów i zmniejsza koszty nieprzestrzegania przepisów oraz ryzyko sankcji. Po drugie, poprawia wydajność IT bez zwiększania związanych z tym kosztów. Po trzecie, pomaga w zarządzaniu wiedzą, zapewniając użytkownikom informacje w celu zwiększenia innowacyjności, poprawy i wydajności firmy.
