Spisu treści:
- Definicja - Co oznacza system zarządzania rekordami (RMS)?
- Techopedia wyjaśnia Records Management System (RMS)
Definicja - Co oznacza system zarządzania rekordami (RMS)?
System zarządzania rekordami (RMS) to zarządzanie rekordami dla organizacji przez cały cykl życia rekordów.
Działania w tym zarządzaniu obejmują systematyczną i skuteczną kontrolę tworzenia, utrzymywania i niszczenia zapisów oraz związanych z nimi transakcji biznesowych. Zarządzanie rekordami, uważane za kluczowy element wydajności operacyjnej, zwiększa wartość zasobów informacyjnych organizacji.
Techopedia wyjaśnia Records Management System (RMS)
Zarządzanie dokumentacją jest częścią szerszej działalności firmy i związane jest z polityką zarządzania, ryzykiem i zgodnością.
Działania związane z zarządzaniem rejestrami to:
- Określenie informacji, które należy przechwycić.
- Planowanie informacji dla organizacji.
- Egzekwowanie zasad i praktyk dotyczących tworzenia, utrzymywania, usuwania zapisów
- Stworzenie planu przechowywania akt.
- Klasyfikacja, identyfikacja i przechowywanie zapisów.
- Koordynacja zapewniania wewnętrznego i zewnętrznego dostępu do rejestrów w celu zachowania poufności danych oraz poufności biznesowej i poufności danych.
Korzyści wynikające z zarządzania dokumentacją to:
- Eliminacja zbędnych danych.
- Wzrost wydajności i rozliczalności w organizacji.
- Ograniczenie badań w celu uzyskania właściwych informacji. Zasoby są oszczędzane z czasochłonnych badań związanych z odzyskiwaniem danych.
- Ekonomiczne przechowywanie rekordów z powodu braku zbędnych zapisów. Koszty operacyjne są zmniejszone.
- Tworzenie zapisów podlega normom i przepisom obowiązującym w organizacji. W ten sposób zapewnia zgodność z przepisami.
- Zarządzanie rekordami pomaga kontrolować tworzenie i wzrost rekordów.
- Zarządzanie rejestrami umożliwia wprowadzanie nowych technologii prowadzenia rejestrów.
- Ryzyko sporów jest zminimalizowane dzięki zarządzaniu danymi.
- Istotne informacje można dobrze chronić i zabezpieczyć za pomocą zarządzania danymi.
- Zapewniając łatwy i lepszy dostęp do odpowiednich rejestrów, pomaga w lepszym zarządzaniu i podejmowaniu decyzji w przedsiębiorstwie.
